Chuyển từ vận hành phụ thuộc vào nhân viên làm tay và sếp đi nhắc việc sang một đội agent xử lý việc lặp lại, có người duyệt và đo được bằng giờ công. Nhân sự nội bộ tiếp quản 100% sau khi bàn giao.
Trạng thái sau 12 tuần
Trước khi triển khai
Việc lặp lại chiếm phần lớn thời gian của nhân viên văn phòng. Tin nhắn khách trả lời chậm ngoài giờ, báo cáo làm tay cuối tuần, mỗi người dùng ChatGPT một kiểu và không ai đo được hiệu quả.
Hệ thống đích ở tuần 12
01
Agent chạy ngay trên tin nhắn, đơn hàng, chứng từ thật của doanh nghiệp. Không demo trên dữ liệu giả.
02
Theo dõi số việc agent xử lý, tỷ lệ phải chuyển người và giờ công tiết kiệm mỗi tuần.
03
Tài khoản, prompt, luồng tự động, dữ liệu và quy trình đều đứng tên công ty.
Phần 02 / 07 · Chẩn đoán điểm nghẽn
Phần lớn dự án AI dừng ở mức thử nghiệm. Nếu không xử lý ba lỗ hổng dưới đây ngay từ tháng đầu, agent sẽ chỉ là một bản demo.
Điểm nghẽn #1 · Sai điểm bắt đầu
Công ty mua tài khoản ChatGPT, thuê làm chatbot rồi để đó. Agent chỉ làm tốt việc có quy tắc rõ; quy trình còn nằm trong đầu từng người thì agent không có gì để làm theo.
Hướng khắc phục trong lộ trình
Hai tuần đầu chỉ làm một việc: chọn nghiệp vụ, viết lại quy tắc xử lý và các trường hợp phải chuyển cho người.
Điểm nghẽn #2 · Sai cách kết nối
Agent trả lời hay trên màn hình trình diễn, nhưng không đọc được bảng giá, tồn kho, công nợ hay lịch hẹn đang nằm trong phần mềm và file của công ty, nên nhân viên vẫn phải làm tay.
Hướng khắc phục trong lộ trình
Kết nối agent với công cụ đang dùng (Zalo, email, Google Workspace, Lark, phần mềm kế toán và bán hàng) ngay từ tuần 3.
Điểm nghẽn #3 · Thiếu kiểm soát
Agent trả lời sai một lần với khách lớn là cả công ty mất niềm tin. Không có nhật ký thì không biết sai ở đâu, không có số liệu thì không biết có đáng đầu tư tiếp hay không.
Hướng khắc phục trong lộ trình
Việc liên quan tới tiền và cam kết với khách luôn qua bước người duyệt; mọi việc agent làm đều được ghi lại và hiện trên bảng điều hành.
Phần 03 / 07 · Kiến trúc hệ thống
Trong 8–12 tuần không làm dàn trải. Bắt đầu từ nghiệp vụ lặp lại nhiều nhất, chạy ổn rồi mới thêm agent tiếp theo.
Lớp 1
Bảng giá, chính sách, đơn hàng, chứng từ, lịch sử trao đổi với khách.
Lớp 2
Mỗi agent một nghiệp vụ, có quy tắc xử lý và giới hạn quyền bằng văn bản.
Lớp 3
Việc vượt ngưỡng được chuyển cho đúng người, có thời hạn phản hồi.
Lớp 4
Số việc, tỷ lệ tự xử lý, giờ công tiết kiệm và chi phí chạy AI.
Danh mục trên là điểm xuất phát. Đội agent cuối cùng được chốt sau buổi khảo sát vận hành ở tuần 1.
Phần 04 / 07 · Bài toán hiệu quả
Kéo các thanh trượt cho khớp với công ty bạn. Đây là ước tính để ra quyết định, không phải cam kết kết quả.
Kết quả dự kiến mỗi tháng
Cách tính: giờ công tiết kiệm = số người × giờ lặp lại mỗi ngày × 22 ngày × tỷ lệ agent xử lý. Giá trị quy đổi theo chi phí nhân sự chia 176 giờ mỗi tháng. Giờ tiết kiệm chỉ thành tiền khi nhân sự được giao việc khác có giá trị hơn.
Phần 05 / 07 · Công cụ kiểm soát cho CEO
Thay vì nghe báo cáo cảm tính, mỗi tuần CEO mở bảng này trong 15 phút để xem agent xử lý bao nhiêu việc, việc nào phải chuyển người và ai đang duyệt chậm.
Hạn duyệt: tối đa 60 phút
| Mã việc | Agent | Nội dung | Trạng thái | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| AG-104208:12 | CSKH | Khách hỏi giá và lịch giao 200 thùng | Tự xử lý | Trả lời theo bảng giá, tạo phiếu |
| AG-104308:40 | Kế toán | Đối chiếu 34 hoá đơn với sao kê ngày 12 | Tự xử lý | 32 khớp, 2 lệch đã gắn cờ |
| AG-104409:05 | Bán hàng | Báo giá nháp cho đơn 180 triệu | Chờ duyệtĐã chờ 25 phút | Chờ trưởng phòng kinh doanh |
| AG-104509:20 | CSKH | Khách khiếu nại giao thiếu hàng | Chuyển người | Đã chuyển trưởng nhóm CSKH |
| AG-104609:31 | Kế toán | Thư nhắc công nợ quá hạn 45 ngày | Chờ duyệtĐã chờ 95 phút | Chờ kế toán trưởng |
| AG-104710:02 | Nhân sự | Sàng lọc 18 hồ sơ vị trí kế toán | Tự xử lý | 5 hồ sơ đạt, đã gửi danh sách |
Cảnh báo tự động: việc chờ duyệt quá 60 phút sẽ đổi màu để CEO đôn đốc đúng người phụ trách.
Mẫu minh hoạ của bảng điều hành được bàn giao. Số liệu không phải của khách hàng thật.
Phần 06 / 07 · Lộ trình và phương án đầu tư
Phân định rõ việc của team mentor, CEO và nhân sự tiếp nhận theo từng tuần. Lịch làm việc: 12 tuần · 2 buổi/tuần × 90 phút qua Zoom · 1 buổi trực tiếp 4 giờ mỗi tháng.
Chặng 1 · Tuần 1 – 4
Chặng 2 · Tuần 5 – 8
Chặng 3 · Tuần 9 – 12
So sánh chi phí, rủi ro và tài sản còn lại ở công ty sau 3 tháng. Chi phí là mức ước tính tham khảo, chưa gồm phí chạy AI.
| Phương án | Chi phí 3 tháng | Rủi ro với CEO | Tài sản ở lại công ty |
|---|---|---|---|
| 1. Để nhân viên tự dùng ChatGPT | 1,5 – 6 triệuPhí tài khoản cho 5–20 người | Mỗi người một kiểu, dữ liệu công ty dán lên tài khoản cá nhân, không gắn vào quy trình và không đo được. | Không có gì ở lại công ty ngoài thói quen cá nhân. |
| 2. Tuyển kỹ sư AI nội bộ | 75 – 135 triệuLương 25–45 triệu/tháng, chưa tính bảo hiểm | Khó tuyển người vừa biết kỹ thuật vừa hiểu nghiệp vụ; mất 1–2 tháng làm quen; nghỉ việc là đứt gãy. | Phụ thuộc vào một cá nhân, khó bàn giao cho người sau. |
| 3. Thuê công ty phần mềm làm theo yêu cầu | 150 – 500 triệuTuỳ phạm vi, thường kèm phí bảo trì | Bàn giao một hệ thống đóng; muốn sửa quy tắc phải quay lại nhà cung cấp; nhân sự nội bộ không học được. | Ngưng hợp đồng là khó tự vận hành tiếp. |
| 4. Đồng hành xây dựng và chuyển giao 1-1Đề xuất | 36 – 96 triệuTrọn gói 12 tuần, chia 3 đợt | Kiểm soát qua checkpoint tuần 4: agent chạy được trên việc thật mới đi tiếp. | Sở hữu 100% tài khoản, prompt, luồng tự động, bảng điều hành và bộ quy trình. |
Phần 07 / 07 · Bảng giá và thanh toán
Cả ba gói có cùng thời gian và lịch làm việc. Khác nhau ở chỗ ai trực tiếp làm: gói càng cao thì team mentor làm càng nhiều. Chi phí chạy AI do công ty tự giữ thẻ và trả trực tiếp cho nhà cung cấp.
Gói 01 · Mentoring & SOP
36.000.000 đ
Khoảng 12 triệu mỗi tháng
Công ty đã có nhân sự biết kỹ thuật (IT, vận hành số), cần người định hướng, đưa mẫu và nghiệm thu.
Team mentor làm khoảng 30%Doanh nghiệp 70%
Đợt 1 (40%): 14.400.000 đ
Nhận đề xuất gói nàyGói 02 · Done-with-you
60.000.000 đ
Khoảng 20 triệu mỗi tháng
Công ty chưa có nhân sự kỹ thuật. Team mentor dựng phần khó trong 4 tuần đầu, rồi đào tạo người tiếp quản.
Team mentor làm khoảng 60%Doanh nghiệp 40%
Đợt 1 (40%): 24.000.000 đ
Nhận đề xuất gói nàyGói 03 · Hệ thống toàn diện
96.000.000 đ
Khoảng 32 triệu mỗi tháng
Doanh nghiệp muốn phủ nhiều phòng ban cùng lúc và huấn luyện cả đội ngũ làm việc cùng agent.
Team mentor làm khoảng 85%Doanh nghiệp 15%
Đợt 1 (40%): 38.400.000 đ
Nhận đề xuất gói này| Hạng mục | Gói 01 | Gói 02 | Gói 03 |
|---|---|---|---|
| Chọn nghiệp vụ, thiết kế đội agent | Team mentor làm | Team mentor làm | Team mentor làm |
| Viết quy tắc xử lý và prompt | DN tự làm, có mẫu và sửa | Team mentor làm | Team mentor làm |
| Kết nối dữ liệu và công cụ | DN tự làm, có hướng dẫn | Team mentor làm | Team mentor làm |
| Bảng điều hành và cảnh báo | DN tự dựng từ mẫu | Team mentor làm | Team mentor làm |
| Số agent bàn giao | 1–2, do DN tự dựng | 2 | 4 |
| Vận hành hằng ngày | DN làm từ tuần 1 | DN tiếp quản từ tuần 5 | DN tiếp quản từ tuần 5 |
| Kho tri thức nội bộ | — | — | Team mentor dựng |
| Huấn luyện trưởng bộ phận | — | — | Team mentor huấn luyện |
Đợt 1 · Tuần 01
40%
Thanh toán khi bắt đầu để triển khai chặng 1: chọn nghiệp vụ, viết quy tắc và đưa agent đầu tiên vào chạy thật.
Đợt 2 · Sau checkpoint tuần 4
40%
Chỉ thanh toán sau khi nghiệm thu: agent đã xử lý việc thật, có nhật ký và số liệu trên bảng điều hành.
Đợt 3 · Tuần 09 – 12
20%
Thanh toán ở chặng cuối khi đã đóng gói quy trình và nhân sự nội bộ vận hành độc lập.
01
Các agent đã cấu hình trên tài khoản chính chủ của công ty.
02
Quy tắc xử lý, ngưỡng chuyển người và prompt của từng agent, sửa được.
03
Các kết nối với Zalo, email, bảng tính, phần mềm kế toán và bán hàng.
04
Số việc, tỷ lệ tự xử lý, giờ công tiết kiệm và chi phí chạy AI.
05
Tài liệu để nhân sự mới đọc trong 3 ngày là vận hành và sửa được agent.
Câu hỏi thường gặp
Trên tài khoản do công ty đứng tên và tự thanh toán. Team mentor chỉ được cấp quyền trong thời gian triển khai và bị thu hồi khi bàn giao. Phạm vi dữ liệu agent được đọc được ghi rõ bằng văn bản trước khi bắt đầu.
Công ty tự giữ thẻ và trả trực tiếp cho nhà cung cấp mô hình AI và công cụ. Phí gói không bao gồm khoản này. Bảng điều hành theo dõi chi phí theo tháng và mỗi agent có trần sử dụng.
Việc liên quan tới tiền, cam kết với khách và thông tin nhân sự luôn qua bước người duyệt. Mọi việc agent làm đều có nhật ký, nên lỗi được tìm ra và sửa vào quy tắc trong tuần.
Được, với Gói 02 hoặc 03. Team mentor dựng phần kỹ thuật, còn công ty cần cử một người phụ trách vận hành để tiếp quản từ tuần 5.
Không bắt buộc. Hệ thống thuộc về công ty và nhân sự nội bộ tự vận hành. Nếu cần thêm agent hoặc hỗ trợ định kỳ, hai bên thoả thuận riêng.
Nhận đề xuất
Để lại thông tin. Sau 30 phút trao đổi, bạn nhận được đề xuất nghiệp vụ nên làm trước, gói phù hợp và ngân sách, kể cả khi chưa làm với chúng tôi.
Chúng tôi sẽ gọi lại trong 1 ngày làm việc để hẹn buổi trao đổi 30 phút.